Fragen & Antworten: Umstellung der Bilanzierung

Nach den neuen Umsatzsteuerreglungen für die öffentliche Hand sind zwei ausdrückliche Freigrenzen zu nennen: Hinsichtlich der Einnahmen auf privatrechtlicher bzw. gewerblicher Grundlage gilt die sogenannte Kleinunternehmerregelung, wonach bei Unterschreiten einer Jahresgesamtumsatzgrenze keine Umsatzsteuer abgeführt werden muss (siehe Kleinunternehmerregelung). Im kirchlich-hoheitlichen Bereich liegt hinsichtlich einer bestimmten Tätigkeitsart kein umsatzsteuerrelevanter Wettbewerb vor, wenn die Jahreseinnahmen aus dieser Tätigkeit 17.500 Euro nicht übersteigen (§ 2b Abs. 2 Nr. 1 UStG, diese Grenze ist also je nach Tätigkeitsart gesondert anwendbar).

Darüber hinaus kennt das Umsatzsteuerrecht keine allgemeine Billigkeitsregelung, wonach Tätigkeiten, die nur untergeordneten Charakter haben oder bei denen nur sehr geringe Einnahmen zu verzeichnen sind, von der Umsatzbesteuerung ausgenommen sind. Grundsätzlich sind alle Einnahmen „vom ersten Euro an“ umsatzsteuerrelevant.

Gemäß § 19 UStG muss ein Unternehmer dann keine Umsatzsteuer entrichten, wenn die steuerpflichtigen Bruttoeinnahmen aus seiner gesamten unternehmerischen Betätigung im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen haben und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen werden. Steuerfreie Umsätze sind nicht in den Gesamtumsatz einzubeziehen. Zu berücksichtigen sind hingegen Einnahmen aus steuerpflichtigen Reiseleistungen sowie steuerpflichtige land- und forstwirtschaftliche Umsätze. Beide genannten Bedingungen müssen erfüllt sein. Hat der Gesamtumsatz im Vorjahr die Grenze von 22.000 Euro überschritten, ist die Steuer für das laufende Kalenderjahr auch dann zu erheben, wenn der Gesamtumsatz in diesem Jahr die Grenze von 22.000 Euro voraussichtlich nicht überschreiten wird. Bei der Grenze von 50.000 Euro kommt es darauf an, ob der Unternehmer diese Bemessungsgröße voraussichtlich nicht überschreiten wird. Dabei ist die Beurteilung zu Beginn des relevanten Jahres vorzunehmen (Prognose).

Beispiel: Eine Kirchengemeinde erzielt im Kalenderjahr üblicherweise steuerpflichtige Bruttoeinnahmen in Höhe von 10.000 Euro aus unternehmerischen Tätigkeiten. Alle fünf Jahre – in unserem Beispiel im Jahr 2023 – wird ein großes Pfarrfest ausgerichtet, bei dem zusätzlich 15.000 Euro aus dem Verkauf von Speisen und Getränken erlöst werden. Die Anwendung der Kleinunternehmerklausel (= keine Umsatzsteuer) erfolgt entsprechend der in der Übersicht dargestellten Werte.

Für den Umstieg auf die Neuregelungen zur Umsatzbesteuerung gilt Folgendes: Sofern nicht bereits nach alter Rechtslage Umsatzsteuer zu erheben war, ist für das Jahr 2023 allein auf den voraussichtlichen Umsatz dieses Kalenderjahres abzustellen. Der voraussichtliche steuerrelevante Jahresumsatz ist also zu schätzen. Hierbei ist die Grenze von 22.000 Euro und nicht die Grenze von 50.000 Euro maßgebend. Nur wenn der Jahresumsatz im Kalenderjahr 2023 voraussichtlich nicht höher als 22.000 Euro ist, darf für 2023 die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden.

Kleinunternehmer dürfen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie sind verpflichtet, in Rechnungen den Grund für die fehlenden Umsatzsteuerangaben zu nennen. Formulierungsbeispiel: „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“ Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag. Die genannten betragsmäßigen Grenzen der Kleinunternehmerregelung sind keineswegs als Freibeträge zu verstehen. Vielmehr führt die Überschreitung der Gewichtigkeitsgrenzen dazu, dass sämtliche Umsätze „vom ersten Euro an“ der Umsatzsteuer zu unterwerfen sind (vgl. Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde, Punkt 2.5, und „Informatiosnblatt Kleinunternehmerregelung“ (www.erzbistum-koeln.de/bilanzierung).

Grundsätzlich sollten die bestehenden und künftig geschlossenen Verträge unter dem Aspekt der gesetzlichen Neuregelung geprüft werden. Zum einen sollte bereits jetzt beim Neuabschluss von längerfristigen Verträgen darauf geachtet werden, dass für die Laufzeit ab 2023 ggf. eine „Steuerklausel“ aufgenommen wird. Es geht z.B. um Mietverträge für Garagen und Fahrzeugstellplätze. Diese Vermietungen sind ab 2023 nur noch dann umsatzsteuerfrei, wenn es sich um eine Nebenleistung zu einer gemäß § 4 Nr. 12 UStG umsatzsteuerfreien Vermietung einer Immobilie handelt (z.B. Vermietung Garage im Zusammenhang mit Wohnungsvermietung). Bei eigenständigen Stellplatz- und Garagenvermietungen sollte bereits jetzt durch eine Steuerklausel auf die künftige 19-prozentige Umsatzbesteuerung des Mietentgelts hingewiesen werden (z.B.: „…zuzüglich der etwaig gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer….“) (vgl. Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde, Punkt 4., Stichwort „Vermietungen und Verpachtungen“).

Weiterhin sollten beim Betrieb von Photovoltaikanlagen bestehende Stromeinspeiseverträge überprüft werden. Derzeit sind die Gutschriften (nur) dann als nicht steuerbare Leistung zu vereinbaren, wenn der Netzbetreiber in der Abrechnung keine Umsatzsteuer ausweist. Ggf. ist für die Zeit ab 2023 eine Vertragsänderung vorzunehmen, wenn die Kirchengemeinde bzw. der Kirchengemeindeverband umsatzsteuerpflichtig wird (vgl. Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde, Punkt 4., Stichwort „Photovoltaikanlage, Blockheizkraftwerke“). Aber auch bei allen anderen bestehenden Verträgen kann eine Anpassung an die Neuregelung sinnvoll oder erforderlich sein, so dass eine entsprechende Prüfung aller Verträge (Inventur) empfohlen wird.

Eine Berichtigung ist umgehend vorzunehmen. Sobald festgestellt wird, dass umsatzsteuerpflichtige Einnahmen bisher nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung erklärt wurden, ist schnellstmöglich eine berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldung vorzubereiten und elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

Der Wechsel von der Ist- zur Soll-Versteuerung ist formlos möglich und muss nicht beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Der Wechsel wird durch Abgabe der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung unter Berücksichtigung der Regelungen zur Soll-Versteuerung vollzogen. Dabei ist zu beachten, dass Umsätze, die vor dem Wechsel zur Soll-Versteuerung getätigt wurden, auch weiterhin der Ist-Versteuerung unterliegen.

Ein Beispiel: Im Mai wird ein Raum des Pfarrheims für ein Wochenende umsatzsteuerpflichtig vermietet. Der Mieter bezahlt die Miete jedoch erst im August. Im Juni entschließt sich die Kirchengemeinde, zur Soll-Versteuerung zu wechseln. Der zuvor genannte Mietumsatz fließt erst in die Umsatzsteuer-Voranmeldung des Monats August ein (Vereinnahmung der Miete), denn er ist vor dem Wechsel zur Soll-Versteuerung entstanden und unterliegt deshalb weiterhin der Ist-Versteuerung. Erfolgt die Anmietung des Raumes dagegen Juli, ist der Mietumsatz in der Umsatzsteuer-Voranmeldung für Juli zu beachten, und zwar unabhängig davon, wann die Miete tatsächlich gezahlt wird.

Das ist im Regelfall nicht möglich. Eine Spende liegt nicht vor, wenn direkt oder indirekt ein Entgeltcharakter für bestimmte Leistungen hergeleitet werden kann. Es ist im Einzelfall nachzuweisen, dass Zahlungen freiwillig erfolgt sind, d.h. ohne jeden Zusammenhang zum Bezug bestimmter Leistungen (vgl. Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde, Punkt 4., Stichwort „Spende“).

Soweit beim Erwerb von Gegenständen geplant ist, diese z.B. im Rahmen eines Pfarrfestes an die Besucher gegen Entgelt umsatzsteuerpflichtig zu veräußern, so darf zu Zeitpunkt des Erwerbs der Flaschen die Vorsteuer geltend gemacht werden. Im Rahmen der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung wird also die an den Verkäufer gezahlte Umsatzsteuer geltend gemacht und vom Finanzamt erstattet. Insoweit kommt es zum Zeitpunkt des Erwerbs der Flaschen auf die Verwendungsabsicht an. Falls sich diese einmal dokumentierte Verwendungsabsicht ändert, sind die steuerlichen Konsequenzen darauf wie folgt zu ziehen: Stellt sich nach dem Pfarrfest heraus, dass die Gegenstände nicht vollständig veräußert wurden, hängt die weitere Vorgehensweise von der weiteren Verwendungsabsicht dieser Gegenstände ab. Bleiben sie bis zum nächsten Pfarrfest liegen und werden dann dort veräußert, ändert sich die Verwendungsabsicht nicht. In diesem Fall ist nichts zu unternehmen. Werden die Gegenstände jedoch für private oder liturgische Zwecke verwendet, also ist kein umsatzsteuerpflichtiger Verkauf geplant, dann wurde auf diese Gegenstände im Nachhinein der Vorsteuerabzug zu unrecht geltend gemacht. Dieser ist daher an die Finanzverwaltung zurückzuzahlen, indem die anderweitige Verwendung als unentgeltliche Wertabgabe der Umsatzsteuer unterworfen wird. Dies geschieht durch die Angabe einer sogenannten unentgeltlichen Wertabgabe in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und die entsprechende Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt.

Zur Vermeidung einer möglichen Steuerpflicht könnte die Überlegung aufkommen, bisher von der Kirchengemeinde oder dem Kirchengemeindeverband selbst unternommene Aktivitäten durch andere kirchennahe, aber selbständige Rechtsträger durchführen zu lassen. Ohne eingehende rechtliche Beratung, insbesondere hinsichtlich der steuerlichen und ggf. darüber hinausgehenden Beweggründe sowie diesbezüglicher, vor allem auch zivilrechtlicher Konsequenzen, kann eine solche Ausgliederung jedoch keinesfalls empfohlen werden. Von einer Neugründung aus rein steuerlichen Überlegungen ist dringend abzuraten.

Beispiel: Die Kirchengemeinde erzielt aus der Stromerzeugung der eingesetzten Photovoltaikanlage sowie aus Sponsoringeinnahmen steuerpflichtige Jahresumsätze in Höhe von insgesamt 10.000 Euro. Daneben werden beim Pfarrfest Getränke und Speisen im Umfang von 15.000 Euro veräußert. Bisher wurde das Pfarrfest von der Kirchengemeinde veranstaltet. Um über die sogenannte Kleinunternehmerregelung die Umsatzsteuerpflicht zu vermeiden, wird für die Durchführung des Pfarrfestes ein neuer Rechtsträger gegründet, etwa ein Förderverein oder eine GbR („Gesellschafter“ sind z.B. die Kirchengemeinde selbst, Mitglieder des Kirchenvorstands, kfd, andere selbständige kirchliche Vereine oder Verbände). 

Die Finanzverwaltung ist in einem solchen Fall zunächst nicht verpflichtet, die Ausgründung hinsichtlich der Zuordnung steuerpflichtiger Einnahmen vorbehaltslos anzuerkennen: Nach den Vorschriften der Abgabenordnung über den Missbrauch von rechtlichen Gestaltungsmöglichkeiten (§ 42) und das sogenannte Zellteilungsverbot (§ 64 Abs. 4) könnte sie die Einnahmen unter Umständen trotzdem der Kirchengemeinde zurechnen und eventuell sogar steuerstrafrechtliche Vorwürfe formulieren. Ggf. könnten diese Maßnahmen auch auf bereits bestehende Rechtsträger Anwendung finden, wenn keine außersteuerlichen Gründe für eine Übertragung von Tätigkeiten oder Veranstaltungen ersichtlich sind.

Anderenfalls ist zu beachten, dass z.B. die Beteiligung an einer GbR auf der Ebene der Kirchengemeinde oder des Kirchengemeindeverbandes grundsätzlich einen Betrieb gewerblicher Art mit entsprechenden ertragsteuerlichen Folgewirkungen (Körperschaft- und Gewerbesteuer) darstellen kann. Insbesondere rechtsfähige eingetragene Vereine und nichtrechtsfähige nichteingetragene Vereine können darüber hinaus nur dann Bescheinigungen über steuerlich abzugsfähige Geld- und Sachspenden ausstellen und von weiteren steuerlichen Begünstigungen profitieren, wenn sie als gemeinnützig anerkannt sind. Dafür ist eine entsprechende und von der Finanzverwaltung bestätigte Satzung nach den Vorgaben der Abgabenordnung erforderlich.

Abgesehen davon sind die zivilrechtlichen Vorgaben für die jeweilige Rechtsform, bei Vereinen z.B. zur Gründung und Organisation etc., vor allem aber auch die zum Teil weitreichenden Haftungsvorschriften für Vorstände bzw. Geschäftsführer und Mitglieder bzw. Gesellschafter zu beachten. 

Des Weiteren würden derartige Auslagerungen eine kirchenaufsichtliche Genehmigung erfordern. Nach der Geschäftsanweisung für die Verwaltung des Vermögens in den Kirchengemeinden und Gemeindeverbänden (Art. 7, lit. 1m) sind sämtliche Gesellschaftsverträge, ebenso der Erwerb von Gesellschaftsanteilen, die Begründung von Vereinsmitgliedschaften etc. ohne Rücksicht auf die Größe des Geschäfts genehmigungspflichtig. 

Gleichfalls muss berücksichtigt werden, dass anderen Rechtsträgern kein Rückgriff auf Einrichtungen oder Vereinbarungen der Kirchengemeinde, des Kirchengemeindeverbandes und der Diözese (etwa Versicherungen, insbesondere zur Haftpflicht, die Rendantur) oder des VDD (z.B. mit der GEMA) möglich ist und dass deren gesetzliche Vertreter die entsprechenden Vorkehrungen selbst zu treffen haben. Dies gilt z.B. auch für weitere Vorgaben bei öffentlichen Veranstaltungen wie etwa Genehmigungen oder Auflagen kommunaler Ordnungsbehörden oder der Einhaltung des Jugendschutzgesetzes.

Schließlich stellt sich auch ganz allgemein die Frage, ob (Kern-)Aktivitäten der Kirchengemeinde bzw. des Kirchengemeindeverbandes abgegeben und auf formal fremde Rechtsträger mit eigens legitimierten Vertretern übertragen werden sollten: Je mehr bzw. je häufiger Mitglieder des Kirchenvorstands bzw. der Verbandesvertretung auch gesetzliche Vertreter solcher Rechtsträger wären, desto eher könnten die Vorschriften über den steuerlichen Gestaltungsmissbrauch in den Fokus geraten, je mehr andere Personen in fremden Rechtsträgern Verantwortung übernehmen, um diesen Anschein zu vermeiden, desto mehr sind deren Aktivitäten der eigentlichen Kirchengemeinde bzw. des eigentlichen Kirchengemeindeverbandes und den formalen Einflussmöglichkeiten des Kirchenvorstands bzw. der Verbandsvertretung entzogen.

Grundsätzlich gehören der Bereich der Bestattung und das Friedhofswesen zum hoheitlichen Bereich der Kirchen, so dass Umsatzsteuer nicht entstehen kann. Dies setzt voraus, dass die Leistungen auf Grundlage einer öffentlich-rechtlichen Ordnung angeboten werden. Die Grenze ist erreicht, d.h. Umsatzsteuerpflicht ist gegeben, wenn es zu wettbewerbsrelevanten Angeboten kommt. Dies kann bei besonderen Serviceleistungen sowie ohne Einschränkung im Bereich der individuellen Gräberpflege der Fall sein (siehe Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde, Punkt 4., Stichwort „Friedhof“). Wie die Leistungen im Detail steuerlich voneinander abzugrenzen sind, wird derzeit mit der Finanzverwaltung auf Bundesebene diskutiert. Das Bundesministerium der Finanzen bereitet dazu ein gesondertes Anwendungsschreiben vor.

Die ausführliche Darstellung in der Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeindeist bis auf weiteres gültig (vgl. Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde, Punkt 4., Stichwort „Vermietungen und Verpachtungen“). Die Kirchen in Nordrhein-Westfalen haben, unterstützt von Steuerberatern, die aktuelle Rechtslage und vielfältige Rechtsprechung (Stichworte: „Haupt- und Nebenleistungen“, „Einrichtungsgegenstände vs. Betriebsvorrichtungen“) analysiert und praxistaugliche Musterverträge entwickelt. Diese werden im Generalvikariat zur Zeit noch für die Anwendung im Erzbistum Köln angepasst und mit den zuständigen Fachabteilungen abgestimmt. Die Muster sollen in Kürze über die Online-Plattform „Bilanzierung und Umsatzsteuer für Kirchengemeinden“ zum Download bereitgestellt werden: www.erzbistum-koeln.de/bilanzierung

Vgl. hierzu die Ausführungen in der Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde, Punkt 4., Stichwort „Kerzen-Verkaufserlöse“.

Die Finanzverwaltung hat dazu offenbar eine klare Haltung: Entgelte auch für geistliche Konzerte, die nicht in liturgische Handlungen eingebunden sind, sind privatrechtlich zu behandeln. Für den Fall der Erhebung von Eintrittsgeldern liegt in der Regel eine steuerbare Leistung vor. In Betracht kommt jedoch in der Regel eine Steuerbefreiung im Sinne von § 4 Nr. 20a UStG für Orchester, Ensembles, Chöre und Solokünstler (vgl. Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde, Punkt 4., Stichwort „Konzert, musikalische Veranstaltungen, kulturelle Veranstaltungen“, und „Leitfaden Umsatzsteuerbefreiung Kultureinrichtungen“ sowie „Musterantrag Umsatzsteuerbefreiung Kultureinrichtungen“ auf www.erzbistum-koeln.de/bilanzierung).

Es gelten die allgemeinen Grundsätze für steuerpflichtige, steuerfreie bzw. nicht steuerbare hoheitliche Ausgangsumsätze. Die Geltendmachung von Vorsteuer kommt nur in Betracht, wenn auf der anderen Seite umsatzsteuerpflichtige Umsätze in Zusammenhang mit dem Pfarrheim erzielt werden. Ggf. ist ein sachgerecht gemischter Vorsteuerschlüssel zu bilden. Der Aufteilungsmaßstab muss vorab im Einzelfall festgelegt und im Nachhinein geprüft werden.

Die steuerliche Behandlung richtet sich nach verschiedenen Faktoren und sollte im Einzelfall geprüft werden (vgl. Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde, Punkt 4., Stichwort „Kindergärten/Kindertagesstätten/Kinderhorte“).

Die Überlassung von Grundstücken zur Errichtung von Mobilfunkstationen ist in der Regel als Grundstücksüberlassung umsatzsteuerbefreit. Der Vertrag ist je nach Ausgestaltung im Einzelfall zu prüfen (vgl. Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde, Punkt 4., Stichwort „Vermietungen und Verpachtungen“).

Die Belege müssen zukünftig einzeln verbucht werden.

Die Kostenbeteiligung für Arbeitsmaterialien im Rahmen der Erstkommunion- oder Firmkurse, der Kindertagesstätten oder einer anderen Kinder- oder Jugendlichenbetreuung kann als Nebenleistung zu der entsprechenden Hauptleistung angesehen werden und ist dann wie diese als nicht steuerbar (bei kirchenhoheitlichen Tätigkeiten z. B. zur Vorbereitung auf den Sakramentsempfang) oder zumindest als steuerfrei (z. B. bei der Kinder- und Jugendlichenbetreuung im Bereich der Jugendhilfe) zu behandeln. Jedoch sollte eine solche Kostenerstattung stets im Einzelfall geprüft werden (vgl. Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde, Punkt 4, „Beschäftigungsmaterial für Kinder“).

Die Abzugsfähigkeit der in Rechnung gestellten Umsatzsteuer richtet sich nach der Verwendung der angeschafften Wirtschaftsgüter für umsatzsteuerpflichtige Umsätze. Im Fall einer öffentlichen Förderung ist im Einzelfall zu prüfen, inwieweit die Abzugsfähigkeit der Umsatzsteuer gegeben bzw. im Rahmen der Förderung zu berücksichtigen ist.

Die Teilnahme an „Unternehmensprojekten“ bedarf einer näheren Erläuterung der Gesamtumstände, bevor eine steuerliche Bewertung möglich ist. Preisgelder sind umsatzsteuerpflichtig, soweit sie als Gegenleistung für eine Mitarbeit an einem Projekt angesehen werden. Das Projekt ist im Einzelfall zu prüfen.

Sollte die Pfarrbücherei für die Vermittlung von Buchbestellungen etc. Provisionen erhalten, sind diese umsatzsteuerbar und -pflichtig. Vgl. hierzu „Informationsblatt KöB“, abrufbar unter www.erzbistum-koeln.de/bilanzierung.

Die komplette Abrechnung des Ortsfestes über einen Ortsverein ist dann gegeben, wenn es sich bei dem Ortsverein um einen selbständigen Rechtsträger handelt. In diesem Fall kann dieser Ortsverein Träger einer Veranstaltung sein und diese entsprechend in seinem Rechnungswesen abbilden. Die Kirche muss lediglich eigene Umsätze und eigene Leistungsbeziehungen ggf. zum Ortsverein in ihrem Rechnungswesen erfassen und ggf. steuerlich würdigen. Dies gilt analog auch für die Feste anderer Gruppierungen (vgl. Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde Punkt 1.5).

Die Prüfung der Steuerpflicht im Fall von „Mitgliedsbeiträgen“ bedarf stets einer detaillierten Analyse des Einzelfalls.

Grundsätzlich dürften bei Kirchenchören jedoch wie bei selbständigen Vereinen Mitgliedsbeiträge als nicht steuerbare Einnahmen zu betrachten sein, wenn und soweit damit Ausgaben getätigt werden, die den satzungsgemäßen Gemeinschaftszwecken dienen (vgl. „Ordnung für die kirchenmusikalischen Gruppen in der Erzdiözese Köln“ vom 13.06.2016, Überarbeitung bis Ende 2020 geplant) und sämtlichen Mitgliedern zugute kommen (Abschn. 1.4 Abs. 1 UStAE). Dies gilt etwa für den Ankauf von Instrumenten, Noten und anderer Ausrüstung, für Fahrtkosten zu Auftritten, Aufwendungen für Probe-Wochenenden oder für geringfügige Beköstigung während der Proben und Auftritte (Wasser, Kaffee, kleine Snacks). 

Anders sieht es bei der Finanzierung von geselligen oder touristischen Ausflügen bzw. Fahrten aus oder wenn aus der Beitragskasse nicht unerhebliche Beköstigungen für die Mitglieder bestritten werden, etwa wenn der Chor „schön essen“ geht. Da die Mitglieder in diesem Fall konkrete, individuelle Leistungen erhalten, müsste man von steuerschädlichen „unechten“ Mitgliederbeiträgen ausgehen, die der Umsatzsteuer unterliegen. Werden Mitgliedsbeiträge für beide Arten von Aufwendungen genutzt, müssen sie sachgerecht in einen steuerunschädlichen und einen steuerpflichtigen Anteil aufgeteilt werden.

Zu Mitgliedsbeiträgen bei Büchereien siehe die entsprechende Frage.

Für andere, klassischerweise weniger formal organisierte Gruppen wie die Messdiener können vergleichbare Kriterien wie für die Chöre gelten, sofern sie sich eine Satzung o.ä. geben, die auch den kirchlichen bzw. gemeinnützigen „Gruppenzweck“, den Mitgliedsbeitrag und dessen Verwendung regelt.

Grundsätzlich unterliegen Beiträge in Form von Eintrittsgeldern, Kostenbeteiligungen oder konkreten Entgelten o.ä. der Umsatzsteuer, unabhängig von der (geringen) Höhe. Das Umsatzsteuerrecht kennt insofern keine „Bagatellgrenze“, die Steuerpflicht besteht „ab dem ersten Euro bzw. Cent.“

Es ist im Einzelfall zu prüfen, ob es sich ggf. um eine freiwillige, nicht steuerbare Einnahme in Form einer Spende handelt.

Das Konto ist auf den Namen des Trägers der Kindertagesstätte, also der Kirchengemeinde oder des Kirchengemeindeverbandes, zu eröffnen, nicht auf die Kita selbst. Die Kirchengemeinde bzw. der Kirchengemeindeverband hat eine eigene Steuernummer und ist ggf. umsatzsteuerpflichtig und kann ggf. entsprechend die Vorsteuern ziehen. Die Kitas sind hinsichtlich der Umsatzsteuervoranmeldung dem jeweiligen Rechtsträger zuzuordnen. Bei der Kontoeröffnung ist auch darauf zu achten, dass der Rechtsträger nicht als Gewerbetreibender angemeldet wird.

Soweit der Schwerpunkt der Vermietung die Vermietung der Räumlichkeiten ohne besondere Ausstattungsgegenstände betrifft, ist im Regelfall von einer umsatzsteuerfreien Raumvermietung auszugehen (vgl. Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde, Punkt 4., Stichwort „Vermietungen und Verpachtungen“).

Die Rechnungen sind grundsätzlich auf den Namen des Rechtsträgers auszustellen (vgl. § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG: „… den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers“). Im Fall der Geltendmachung von Vorsteuer sollte die Rechnung den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers enthalten. Der Rechtsträger Kirchengemeinde bzw. Kirchengemeindeverband sollte deshalb mit dem korrekten Namen bezeichnet werden. Für wietere Informationen siehe „Leitfaden Rechnung“ auf www.erzbistum-koeln.de/bilanzierung.

Kleinbetragsrechnungen mit einem Rechnungsbetrag unter 250 Euro unterliegen formalen Erleichterungen. Sie müssen unter anderem keine Angabe des Leistungsempfängers enthalten. Sind allerdings Angaben zum Leistungsempfänger aufgeführt, müssen sie zutreffend und vollständig sein, sonst verwehrt die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung. Dies wäre zum Beispiel der Fall, wenn ein Einkauf beim Handelshof über die Kundenkarte einer Privatperson abgewickelt würde. 

Wenn bei der Vereinnahmung von Essensgeldern durch die Kita oder beim Verkauf von Speisen und Getränken auf dem Pfarrfest keine elektronische Kasse verwendet wird, gibt es keine Belegausgabepflicht (§ 146a Abs.2 S. 1 AO). Barkasssen dürfen auch weiterhin genutzt werden, eine Pflicht zum Einsatz von elektronischen Registrierkassen besteht nicht. 

Wenn eine elektronische Registrierkasse verwendet wird, besteht vom 1. Januar 2020 an eine Belegausgabepflicht. Je nach technischer Ausrüstung der Kasse sind zwei Regelungen zu unterscheiden: Ist die Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufzurüsten, muss diese Aufrüstung bis zum 30. September 2020 bzw. unter bestimmten Voraussetzungen in Nordrhein-Westfalen bis zum 31. März 2021 erfolgen. Lässt sich die vorhandene Registrierkasse nicht mit einer TSE aufrüsten, wurde sie gleichzeitig in der Zeit nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft und entspricht sie den Vorgaben der 2. Kassenrichtlinie gemäß dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 26. November 2010, dann darf die Kasse bis zum 31. Dezember 2022 verwendet werden. Registrierkassen, die die Voraussetzungen der 2. Kassenrichtlinie nicht erfüllen, sind zu ersetzen. 

Grundsätzlich ist zu beachten, dass das Umsatzsteuergesetz insbesondere bei umsatzsteuerbaren Einnahmen Aufzeichnungspflichten vorsieht.

Es wird auf die Erläuterungen in der Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeindeunter „Vermietungen und Verpachtungen – Checkliste“ verwiesen. Grundsätzlich ist darauf hinzuweisen, dass eine von einer Raumvermietung eigenständige Vermietung von Parkplätzen vom 1. Januar 2023 an umsatzsteuerpflichtig wird, sofern die übrigen Voraussetzungen (d.h. insbesondere keine Geltung der Kleinunternehmerregelung) erfüllt sind.

Im Hinblick auf die Rechtslage vom 1. Januar 2023 an ist zu beachten, dass eine umsatzsteuerpflichtige Stellplatzüberlassung dann vorliegt, wenn kein Zusammenhang mit einer Wohnungsvermietung besteht. Erfolgt die Vermietung hingegen an einen Mieter, gerade weil dieser den Stellplatz wegen der Wohnung benötigt, so kann dies auch in zwei getrennten Verträgen erfolgen. Zwei getrennte Verträge (z.B. bei einer späteren „Hinzumietung“ eines Stellplatzes, der nicht explizit der vermieteten Wohnung zugeordnet ist) führen nicht zu einer „separaten Stellplatzvermietung“ im umsatzsteuerlichen Sinne. Die Stellplatzüberlassung ist daher als Nebenleistung zur Wohnungsvermietung als umsatzsteuerfreie Leistung zu sehen.

Im Fall von Sportanlagen geht die Finanzverwaltung inzwischen von einer umsatzsteuerpflichtigen Überlassung aus. Soweit die übrigen Voraussetzungen vorliegen, kommt eine Umsatzsteuerpflicht in Betracht (vgl. Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde, Punkt 4., Stichwort  „Kegelbahn“).

Eine abschließende steuerliche Prüfung über die rechtliche Grundlage und die in Rechnung gestellte Tätigkeit muss im Einzelfall erfolgen. Grundsätzlich ist darauf hinzuweisen, dass für den Fall des Vorliegens einer Inrechnungstellung von konkreten Leistungen eine Umsatzsteuerpflicht in Betracht kommen könnte.

Die Umsatzsteuerpflicht kann nur vermieden werden, wenn kein Zusammenhang und keine innere Verknüpfung zwischen der Zahlung und dem Empfang der Leistung bestehen. Eine Spende liegt nur dann vor, wenn ohne Zweifel eine Freiwilligkeit der Leistung vorliegt, d.h. wenn die Zahlung nicht mit der Teilnahme oder dem Verzehr verknüpft ist (vgl. Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde, Punkt 4., Stichwort „Spende“). Das Vorliegen der Voraussetzungen ist im Einzelfall zu prüfen und nachzuweisen.

Stellt der Mitgliedsbeitrag als Pauschale das Äquivalent zur individuellen Gebühr je Ausleihvorgang dar, handelt es sich unabhängig von der Bezeichnung um ein pauschales Entgelt für alle vorgenommenen Ausleihen. Insofern kommt dann eine Befreiung von der Umsatzsteuer wie für „normale“ Ausleihgebühren in Betracht. Grundsätze zur umsatzsteuerlichen Behandlung von Büchereien finden sich in der Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde unter „Bücherei, Mediathek, Autorenlesungen“.

Grundsätzlich ist zu klären, wer Betreiber der Tagesstätte ist und welche Leistungsbeziehungen gegen Entgelt zwischen den juristischen Personen bestehen. Die steuerliche Bewertung ist auf Grundlage der Verträge durch einen Steuerberater vorzunehmen.

Die zukünftige umsatzsteuerliche Behandlung von Vermietungen wird in der Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeindeunter „Vermietungen und Verpachtungen“ inkl. Checkliste erläutert. Für den Fall der Umsatzsteuerpflicht ist der Vermieter zur Ausstellung der korrekten Rechnung verpflichtet. Die Gemeinnützigkeit von Mietern hat keinen direkten Einfluss auf die Umsatzsteuerpflicht oder Umsatzsteuerfreiheit der Vermietung.  

Es kann vertraglich vereinbart werden, ob der vereinbarte Betrag die ggf. geschuldete Umsatzsteuer enthält oder nicht. Ist keine besondere Regelung vereinbart, enthält der vereinbarte Betrag im Zweifel die ggf. geschuldete Umsatzsteuer, d.h. er stellt einen Bruttobetrag dar. Es ist zu empfehlen, dies explizit im Vertrag zu regeln und ggf. bereits bestehende Verträge zu ergänzen.

Ausgefertigte Rechnungen sollten nach einem einheitlichen System innerhalb der Kirchengemeinde und des Kirchengemeindeverbandes fortlaufend nummeriert werden.

Inwieweit Verträge fortlaufend nummeriert werden sollen, kann auf Ebene der Kirchengemeinde bzw. des Kirchengemeindeverbandes geregelt werden.

Dies hängt von der Regelung im Mietvertrag ab. Üblicherweise wird dies in den meisten Fällen von der Kirchengemeinde bzw. dem Kirchengemeindeverband selbst beauftragt. Die Rechnung der Reinigungsfirma enthält Umsatzsteuer. Diese Umsatzsteuer sollte in jedem Fall weiter belastet werden. D.h. auch im Fall einer Überlassung von Räumen ohne Umsatzsteuer sollte die von der Kirchengemeinde bzw. dem Kirchengemeindeverband selbst entrichtete Umsatzsteuer im Weiterbelastungsbetrag enthalten sein.

Eine Mietkaution ist keine Zahlung für die Nutzungsüberlassung einer Sache, sondern eine Sicherheitsleistung, deren Eigentümer nach wie vor der Mieter ist. Der Vermieter verwaltet die ihm anvertraute Einlage lediglich, ohne über sie frei verfügen zu können. Die Kautionssumme wird also nicht als Gegenleistung für eine Ware oder Dienstleistung bezahlt. Aus diesem Grund ist weder die private noch die gewerbliche Mietkaution ein umsatzsteuerpflichtiges Entgelt.

Der Kirchenvorstand bzw. die Verbandesvertretung trägt die Verantwortung für sämtliche Konten, die im Namen oder in der wirtschaftlichen Verantwortung der Kirchengemeinde bzw. des Kirchengemeindeverbandes geführt werden. Soweit es sich um Konten selbständiger Gruppierungen handelt, sind Zweifelsfragen mit den Vereinen und Verbänden vor Ort zu klären. Ggf. sind außerdem die Diözesanleitungen der Vereine und Verbände einzuschalten. Sofern dann noch Klärungsbedarf besteht, steht auch das Erzbischöfliche Generalvikariat beratend zur Verfügung.

Es muss vor Ort geklärt werden, wer rechtlicher Eigentümer vorhandener Mittel ist. Bei Zweifelsfragen steht das Erzbischöfliche Generalvikariat beratend zur Verfügung. Über getroffene Zuordnungsentscheidungen ist ein Beschluss des Kirchenvorstands bzw. der Verbandsvertretung zu fassen. Eine kirchenaufsichtliche Genehmigung ist nicht erforderlich. Werden Vermögenswerte der Kirchengemeinde bzw. des Kirchengemeindeverbandes an Dritte übertragen, bedarf dies in der Regel der kirchenaufsichtlichen Genehmigung.

Nein. Sachspenden werden in der Regel nicht buchhalterisch erfasst. Ausnahmen sind Spenden mit hohem Wert, zum Beispiel Kunstwerke, für die ein Wertgutachten erstellt wird.

Die Kontovollmachten müssen umgestellt werden. Die Verbuchung aller Belege erfolgt unter Verantwortung der Kirchengemeinde bzw. des Kirchengemeindeverbandes durch die Rendantur.

Es ist zu ermitteln, ob es sich um einen selbständigen Rechtsträger handelt, z.B. in Form eines e.V. oder einer GmbH. Die eigenständige Kontoführung ist grundsätzlich kein taugliches Abgrenzungskriterium. Für den Fall, dass beispielweise der Kirchenchor keine eigenständige Rechtsträgereigenschaft z.B. in Form eines eingetragenen oder nicht eingetragenen Vereins besitzt, ist dieser der Kirchengemeinde zuzuordnen (vgl. Arbeitshilfe für die steuerliche Bestandsaufnahme in der Kirchengemeinde, Punkt 1.5 „Abgrenzung gegenüber selbständigen kirchlichen Vereinen“). 

Diese Sonderregelung wird aufgehoben. Eine neue Regelung ist in Vorbereitung.

Die Hinzuziehung eines Steuerberaters ist für die Bestandsaufnahme ggf. im Fall komplexer Fragestellungen zu empfehlen, insbesondere wenn sich weder im Kirchenvorstand bzw. in der Verbandsvertretung noch unter Gemeindemitgliedern ein kundiger Berufsträger befindet, der bereit ist, sich dieser Sache ehrenamtlich anzunehmen.

Der Kirchenvorstand bzw. die Verbandsvertretung muss dafür Sorge tragen, dass der Steuerberater von der Kirchengemeinde bzw. vom Kirchengemeindeverband sämtliche Zahlen, Daten und Informationen zu allen Geschäftsvorfällen erhält. Der Steuerberater haftet nur auf Basis der ihm zur Verfügung gestellten Informationen und weist darauf auch im Rahmen seines Auftragsschreibens hin.

Über die Mandatierung ist ein Beschluss des Kirchenvorstands bzw. der Verbandsvertretung zu fassen, der aber grundsätzlich nicht genehmigungspflichtig ist.

Grundsätzlich darf der mandatierte Steuerberater Mitglied des Kirchenvorstands bzw. der Verbandsvertretung sein. Er darf an der Beratung und Beschlussfassung zur Mandatserteilung allerdings nicht mitwirken (Befangenheit). Interessenkonflikte sind im Einzelfall jedoch ggf. zu prüfen.

Die konkrete Aufgabenstellung ist mit dem jeweiligen Steuerberater abzustimmen und sollte schriftlich fixiert werden. Denkbar sind im Rahmen der Umstellung von § 2b UStG z.B. die umsatzsteuerliche Beurteilung bestimmter Verträge oder die Durchsicht sonstiger Geschäftsvorfälle, deren umsatzsteuerliche Bewertung dem Kirchenvorstand bzw. der Verbandsvertretung nicht ohne Unterstützung möglich ist. 

Die laufende Finanzbuchhaltung soll nicht von den Steuerberatern übernommen werden. Die Bestandsaufnahme dient zunächst dazu, sich auf das ab 2023 geltende verschärfte Steuerrecht vorzubereiten. In diesem Zusammenhang müssen alle Umsätze in der regulären Jahresrechnung der Kirchengemeinde bzw. des Kirchengemeindeverbandes verbucht werden, um u.a. auch steuerliche Auswertungen ohne weiteres zu ermöglichen.

Der Kirchenvorstand einer Kirchengemeinde bzw. die Verbands­vertretung eines Kirchengemeinde­verbandes kann für die von ihm vertretenen Rechts­träger und Vermögens­massen einen Steuer­berater beauftragen. Eine Koordination der steuer­lichen Bestands­aufnahmen im Seelsorge­bereich ist selbstver­ständlich möglich und in der Regel auch zu empfehlen, nicht zuletzt auch zur Abgrenzung von Kooperationen.

Es ist darauf zu achten, dass bei Durchführung des Auftrages verbindlich die „Allgemeinen Auftrags­bedingungen für Steuer­berater, Steuer­bevoll­mächtigte und Steuer­beratungs­gesellschaften in der Fassung vom Juli 2018“ zugrunde gelegt werden.

Eine Finanzierung eines Steuerberaters durch das Erzbistum Köln erfolgt grundsätzlich nicht. Im Auftrag des Erzbistums Köln werden in Kooperation mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG und deren Steuerberatern allgemeine Informationen und Empfehlungen zur Bewältigung der Aufgabe zur Verfügung gestellt.