Es war das für die neuzeitliche Geschichte der Kirche so wichtige Konzil von Trient (1545–1563), welches katholischerseits den Anstoß gab für die systematische Führung von Kirchen-büchern. So hieß es 1563 im Konzilsdekret „Tametsi“: „Der Pfarrer soll ein Buch führen, in dem er die Namen der Eheleute und Zeugen, Tag und Ort der geschlossenen Ehe niederschreibe, und das er sorgfältig bei sich aufbewahre“. In den katholischen deutschsprachigen Gegenden beginnt damit, wenn auch zögerlich bzw. um Jahrzehnte verspätet, eine dichter werdende Kirchenbuchführung.
Auch im Bereich des Erzbistums Köln setzen die Kirchenbücher, in die vor allem Taufen, Eheschließungen und Sterbefälle eingetragen wurden, erst im ausgehenden 16. Jahrhundert allmählich ein. Dabei ist generell in städtischen Pfarreien eine frühere Kirchenbuchführung zu beobachten als in ländlichen. So stammt denn auch das älteste Kirchenbuch, das im Histori-schen Archiv des Erzbistums aufbewahrt wird, aus einer Pfarrgemeinde der Kölner Innenstadt. Es handelt sich um ein 1590 angelegtes Taufbuch von St. Alban. Noch im gleichen Jahrzehnt (1599) legte der Pfarrer der Kölner Pfarrei St. Johann Baptist ein Heiratsbuch an. Hier ist sehr gut zu erkennen, dass das Tridentiner Ehedekret in die Praxis umgesetzt wurde und auf welche Weise das geschah: Neben dem Namen eines jeden Brautpaares geben die drei Striche Auskunft über die dreimalige öffentliche Verkündigung der Eheschließung. Diese dreifache, so genannte Proklamation war eine der wichtigsten Forderungen jenes Ehedekretes und sollte gewährleisten, dass ein etwa bestehendes, aber verschwiegenes Ehehindernis be-kannt würde.
Die beiden Kirchenbücher aus St. Alban und St. Johann Baptist eröffnen die Reihe der z. Zt. insgesamt 1.086 Kirchenbücher des Bistumsarchivs, deren jüngste bis in die ersten Jahrzehnte des 20. Jahrhunderts reichen und die aus vielen Pfarrgemeinden des Erzbistums stammen. Genutzt werden die Kirchenbücher in erster Linie von Familienforschern. Hilfreich kann die schier unendliche Vielzahl von Eintragungen aber auch sein für Fragen etwa der historischen Demographie, der Namensforschung u.a.m. Wegen des Wertes der Kirchenbücher und wegen der häufigen Nutzung wird dieses wertvolle Quellenmaterial schon seit Jahrzehnten auf Mikrofilm gesichert. Im Zuge der Möglichkeiten, welche die moderne digitale Technik bietet, plant das Historische Archiv derzeit ein großangelegtes Projekt zur digitalen Sicherung der Kirchenbücher. Auf diese Weise sollen die historischen Quellen seit dem ausgehenden 16. Jahrhundert mit Mitteln des 21. Jahrhundert auch für die Zukunft gesichert und besser verfüg-bar gemacht werden.
Joachim Oepen