Im Erzbistum Köln gibt es etwa 800 Pfarrarchive mit teils bis in das Mittelalter zurückreichenden Unterlagen. Gegenstand der Pfarrarchivpflege sind alle aus der pfarrlichen Verwaltung und Betätigung entstandenen und gesammelten Unterlagen (Schrift- und Dokumentationsgut), die nicht mehr für die laufenden Geschäfte benötigt werden. Hierzu gehören auch Fotos, Filme und weitere audiovisuelle Medien sowie Unterlagen in digitalen Repräsentationen. Die Fachaufsicht obliegt dem Historischen Archiv des Erzbistum Köln.
Grundsätzlich ist es die Aufgabe des Pfarrers und des Kirchenvorstandes, für die gesicherte Unterbringung des Pfarrarchivs und der Unterlagen der Altregistratur sowie dessen Bewertung, Ordnung und Nutzbarmachung Sorge zu tragen. In zunehmendem Maße stellt dies eine Belastung für die Kirchengemeinden dar, weil niemand die (ehrenamtliche) Betreuung dieser teilweise historisch einzigartigen Bestände übernehmen kann oder geeignete Räumlichkeiten zur endgültigen Aufbewahrung fehlen.
Um die Kirchengemeinden hierbei zu entlasten, initiierte das Erzbistum Köln das Projekt der Pfarrarchiv-Sicherung mit dem Ziel, bis 2025 die meisten Pfarrarchive des Erzbistums zentral in das Historische Archiv des Erzbistums in Köln zu verlagern und dort betreuen zu lassen. Das Eigentum am Archivgut verbleibt weiterhin bei den Kirchengemeinden, für die jederzeit auch ein Zugriff auf die Unterlagen möglich ist. Das Historische Archiv übernimmt die Bearbeitung externer Nutzungsanfragen. Näheres regelt die Bekanntmachung „Neuordnung der Pfarrarchivpflege“ im Amtsblatt des Erzbistums Köln 161 (2021), Nr. 102, S. 130–131 vom 1. August 2021.