Notarin im Offizialat - ein anspruchsvoller Dienst:Amtswechsel im Geschäftszimmer

Mit großem Dank und ebenso großem Bedauern hat das Erzbischöfliche Offizialat Köln seine Offizialats­notarin Frau Malgorzata Klefisch in den dienstlichen Ruhestand verabschiedet. Sie war fast genau 36 Jahre in Köln im kirchlichen Dienst beschäftigt, davon seit Oktober 1995 im Offizia­lat. Hier war sie zunächst als Aktuarin tätig, d.h. als Gerichtshelferin; und seit Anfang 2002 war sie bis Ende März 2024 als Offizialats­notarin tätig, der das zentrale Geschäftszimmer des Offizialats obliegt.

• Hauptsächliche Aufgabe des Offizialats – also des kirchlichen Gerichts eines Bistums – sind in der Praxis die förmlichen Eheverfahren zur Prüfung und Feststellung des kirch­lichen Ledigenstandes; diese Verfahren werden meistens beantragt, um für eine neue Ehe den Segen der Kirche zu erhalten.
• Aufgabe der Offizialatsnotarin sind teilweise die Aufgaben einer Gerichtshelferin, d.h. zur Führung von Verfahrens­akten und zur Protokollierung von Anhörungen.
• Besondere Aufgabe der Offizialatsnotarin ist sicherlich die Beurkundung der kirchen­gerichtlichen Post und Entscheidun­gen aus den Eheverfahren. Hinzu kommen bestimmte Sekretariatsaufgaben vor allem am Beginn und zum Ende eines Verfahrens. 
• Der Offizialatsnotarin obliegt darüber hinaus die Verwaltung und Organisation des Sekretariats; hierzu gehören u.a. ein selbstständiger Schriftverkehr, eine organisato­rische Vor- und Nachbereitung von Terminen. 
• Eine äußerst bedeutsame Aufgabe im zentralen Geschäftszimmer, das als solches ja die Kontaktstelle des Offizialats ist, besteht allerdings im Empfang der Personen, die sich telefonisch und als Besucher an das Offi­zialat wenden.
• Denn die Eheverfahren sind von einer höchst persön­lichen Art: Durchaus verschiedene Menschen, die mit ihrer Ehe ein Scheitern erfahren haben, erhoffen sich Zuspruch und Entlastung; und sie werden zu ihrer Geschichte persönlich angehört, mit Sorgfalt. Das Offizialat bietet ihnen vorab eine Beratung zu den Verfahren; und sie erhalten bei positivem Ausgang einen ver­brieften Rechts­anspruch in der Kirche. Dabei unterliegen die Verfahren dem Gebot, im Inneren offen zu sein und nach außen die Persönlichkeitsrechte der Beteiligten zu schützen.

Offizial Dr. Peter Fabritz dankte Frau Klefisch sehr im Rahmen einer Festlichkeit, in der Frau Klefisch sich von den Kolleginnen und Kollegen des Offizialats verabschiedete. Daran nahm auch der emeritierte Offizial Prälat Dr. Günter Assenmacher teil. Denn er war – als Offizial seit 1995 – nicht nur der ursprüngliche langjährige Vorgesetzte. Frau Klefisch war für Dr. Assenmacher zudem tätig, da er das Kölner Ansgarwerk zur Förderung der katholischen Kirche in Skandinavien leitet.

• Offizial Dr. Fabritz betonte mit seiner Ansprache den freundlichen Dienst in einem sehr diskreten Bereich kirchlicher Arbeit und Seelsorge: mit dem Frau Klefisch erkennen ließ, dass der Beruf für sie nicht allein eine unvermeidliche Pflichterfüllung war, und dass Beruf und Berufung doch etwas miteinander zu tun haben.
• Näherhin würdigte der Offizial bei Frau Klefisch – neben früher sportlichen Erfolgen – ihren Einsatz für die eigene Familie, zu der ein Ehemann, zwei Söhne und bislang drei Enkelkinder gehören, sowie für das Gemeinwesen, da Frau Klefisch in ihrem Stadtviertel einen Hospizverein mitbegründet hat, bei dem sie 14 Jahre im Vorstand war bis 2019.
• Eigens würdigte der Offizial bei Frau Klefisch ihre Herkunft aus Polen: Das war nicht allein nützlich für die Korrespondenz mit den dortigen Bistümern wegen der Verfahren der Übersiedler, die nun bei uns leben. Denn vor allem hat Frau Klefisch auch die heimat­liche Gastfreundlichkeit nach Köln und in das Offizialat eingebracht.

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