Einblicke in die Arbeit von Verwaltungsleitungen und Verwaltungsassistenzen

Ein wesentlicher Teil der Verwaltungsarbeit der Verwaltungsleitungen in den Gemeinden ist die Personalführung und –entwicklung. Die Verwaltungsleitung ist daher die Vorgesetzte für alle Mitarbeitenden im Seelsorgebereich – mit Ausnahme der Pastoralen Dienste, hier bleibt der Pfarrer der Vorgesetzte. Die Verwaltungsleitung leitet somit auch das Pastoralbüro. Sie übernimmt außerdem die Trägervertretung für die Kindertageseinrichtungen des Seelsorgebereichs. Sie arbeitet eng mit dem Kirchenvorstand der Kirchengemeinde bzw. der Verbandsvertretung des Kirchengemeindeverbandes zusammen und unterstützt diese bei der Gremienarbeit, indem sie die Sitzungen vor- und nachbereitet und viele koordinierende Aufgaben übernimmt. Eine weitere Aufgabe liegt in der Organisationsentwicklung der Gemeinde. Die Verwaltungsleitung entwickelt die Strukturen, Prozesse, Abläufe und Informationsflüsse für eine gelingende Zusammenarbeit weiter.

Die Verwaltungsleitungen sollen als Führungskräfte die Pfarrer entlasten. Deshalb wurde für die Verwaltungsleitungen ein klares Aufgabenprofil erstellt. Es geht darum, die Kompetenzen und Fähigkeiten der Verwaltungsleitungen bei der Vielzahl an Aufgaben, die sie im Seelsorgebereich übernehmen können, bestmöglich für das Ziel zu nutzen. Die Abwicklung von Baumaßnahmen oder die Finanzsteuerung der Pfarrei gehören deshalb nicht dazu. Denn über die Finanzen in der Pfarrei bestimmt der Kirchenvorstand, diese Verantwortung darf und wird ihm niemand abnehmen. Und bei Baumaßnahmen haben der Kirchenvorstand, die Rendantur, das Generalvikariat und vor allem der Architekt ihre Verantwortlichkeiten. Bei größeren Baumaßnahmen ist zudem eine zusätzliche externe Projektsteuerung möglich.

Dazu ein klares „Jein“. Ja, weil viele Verwaltungsaufgaben so zeitaufwändig und fachlich speziell geworden sind, dass die ehrenamtlichen Gremienmitglieder dankbar für die Unterstützung sind. Man denke an Personaleinstellungen oder die Kita- Budgetplanung. Nein, weil trotz Verwaltungsleitung die KV/KGV-Mitglieder das Recht und die Pflicht behalten, die Entscheidungen für die Kirchengemeinden zu treffen. Die Verwaltungsleitung soll keine genuinen KV/KGV-Aufgaben übernehmen, insbesondere nicht zu den Themen Finanzen sowie den Bau- und Liegenschaftsbetrieb.

Ja, denn der Pfarrer überträgt seine Verantwortung für die Führung der Mitarbeitenden des Seelsorgebereichs auf die Verwaltungsleitung; dies gilt allerdings nicht für die Pastoralen Dienste.

Die Verwaltungsleitung steuert die Arbeit der einzelnen Kitas. Sie ist erste Ansprechpartnerin für die Rendantur und stimmt sich regelmäßig mit dem Kita-Ausschuss und den einzelnen Kita-Leitungen ab. Die Verwaltungsleitung ist allerdings keine zweite Einrichtungsleitung. Die direkte Vorgesetzte für die Mitarbeitenden der Kitas bleibt wie bisher die Kita-Leitung.

Das Bewerbungsverfahren ist zweistufig:

1. Zunächst führt der Fachbereich Verwaltungsleitungen eine Bewerberauswahl durch und prüft die fachliche und persönliche Eignung.
2. Grundsätzlich geeignete Bewerberinnen und Bewerber werden dann dem Pfarrer vorgestellt, der für sich prüft, ob die „Chemie“ stimmt. Hierbei kann er sich von einem Mitglied des Kirchenvorstandes oder seines Pastoralteams beraten lassen. Der Pfarrer entscheidet dann über den Einsatz in seinem Seelsorgebereich.

Die Einstellung einer Verwaltungsleitung erfolgt erst dann, wenn in diesem zweistufigen Verfahren eine konkrete passende Einsatzstelle für sie gefunden wurde.