Der Fachbereich Personalgewinnung & Personalentwicklung unterstützt Sie gerne in allen Fragen zum Thema Qualifizierung und Weiterbildung für Pfarramtssekretärinnen und Pfarramtssekretäre.
Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen.
Pfarramtssekretär/in ist kein Ausbildungsberuf. Viele Pfarramtssekretärinnen und -sekretäre haben andere Berufe erlernt und sind später in dieses Berufsfeld gewechselt.
Nach Ihrem Start im Pfarrbüro laden wir Sie herzlich zu einem "Willkommenstag für neue Pfarramtssekretär/innen" in das Maternushaus nach Köln ein. An diesem Tag möchten wir Ihnen verschiedene Einblicke in den Arbeitgeber Kirche, Ihre Aufgaben als Pfarramtssekretär/in sowie Möglichkeiten der weiteren Qualifizierung/ Weiterbildung geben. Zudem bietet diese Veranstaltung Ihnen die Möglichkeit, sich mit Ihren Kolleg/innen zu vernetzen.
Um darüberhinaus weitere fachliche Kompetenzen zu erwerben/ zu stärken, empfehlen wir neuen Pfarramtssekretär/innen folgende grundlegende Weiterbildungsveranstaltungen:
Alle Informationen zu unseren Angeboten - so auch das aktuelle Weiterbildungsprogramm - finden Sie auf unserer Plattform Guidecom Academy (Link).
Der Fachbereich Personalgewinnung & Personalentwicklung bietet ein vielseitiges und bedarfsgerechtes Weiterbildungsprogramm, das Ihnen als Pfarramssekretär/in offen steht.
Alle Informationen zu unseren Angeboten - so auch das aktuelle Weiterbildungsprogramm - finden Sie auf unserer Weiterbildungsplattform GuideCom Academy (Link).
Auch die Anmeldung zu den Veranstaltungen kann über die Plattform GuideCom vorgenommen werden. Bitte halten Sie vor jeder Anmeldung Rücksprache mit Ihrer / Ihrem Vorgesetzten.
Uns steht ein zentrales Weiterbildungsbudget zur Verfügung, sodass Ihnen für die Veranstaltungen keine Kosten entstehen.
Auch die Verpflegung bzw. das Mittagessen während einer Veranstaltung sind inklusive.
Sollten Fahrtkosten anfallen, bitten wir Sie, diese direkt mit der Kirchengemeinde abzurechnen.
Für die Vergabe eines neuen Passwortes verfolgen Sie bitte die Schritte des vorherigen Punktes "Wie melde ich mich (erstmalig) in GuideCom an?"
Bei Rückfragen oder weiteren Fragen wenden Sie sich gerne an Elisabeth Petersen, weiterbildung@erzbistum-koeln.de
Pfarramtssekretärinnen und -sekretäre arbeiten im Erzbistum Köln in sogenannten Pastoralbüros bzw. in Kontaktbüros. Sie erledigen typische Sekretariatsarbeiten, koordinieren Vorgänge, die eine gute pastorale Arbeit vor Ort ermöglichen, widmen sich serviceorientiert den Besucherinnen und Besuchern der Büros und arbeiten eng mit den pastoralen Mitarbeitenden zusammen.
Als Pastoralbüro wird die zentrale Organisations- und Büroeinheit innerhalb einer Pfarreiengemeinschaft oder einer fusionierten Pfarrei verstanden,
in der Verwaltungs- und Büroarbeiten, einschließlich der „pfarramtlichen“ Aufgaben, zentral abgewickelt werden,
in der das Pastoralteam und Ehrenamtliche unterstützt werden und
in dem Termine, Ressourcen und Informationen angenommen, koordiniert, bearbeitet und weitergeleitet werden.
Damit Prozesse und Arbeitsabläufe in allen Pastoralbüros des Erzbistums Köln gleich sind, dient das Handbuch Pastoralbüro zur Orientierung.
Ordnungsdienst
Der neue Dienst "Ordnungsdienst" ist analog angelegt worden zu anderen Diensten im Gottesdienst (Lektor, Küster, Kommunionhelfer etc.). Er kann daher sowohl über den Dienstplan chronologisch oder den Dienstplan nach Kirchenort, als auch über KaPlan Web geplant werden.
Die Planung in KaPlan Web ist automatisch für die Terminarten Hl. Messe, Vorabendmesse und Familienmesse aktiviert. Um auch bei anderen Terminarten die Planung zu ermöglichen, gehen Sie in der KaPlan Vollversion auf Datei → Systemeinstellungen → Dienstvorgaben und legen Sie dort für die jeweiligen Terminarten fest, ob ein Ordnungsdienst allgemein benötigt wird oder nicht.
Veranstaltungsmanagement
Das neue Modul "Veranstaltungs-Management" wird sehr zeitnah über Planung → Veranstaltungen/Teilnehmer zu erreichen sein.
Dieses Modul bietet Ihnen ein Anmeldesystem, das Ihnen hilft die Teilnehmerzahl von Gottesdiensten zu beschränken und die Namen der Teilnehmer transparent zur Einhaltung der behördlichen Nachweispflicht zu dokumentieren.
Die maximale Teilnehmerzahl kann in dem Modul pro Veranstaltung/Gottesdienst definiert und freigegeben werden. Die Anmeldung der Teilnehmer ist entweder händisch von Ihnen über die KaPlan Vollversion oder auch über einen generierten Link, der auf Ihre Homepage gestellt werden kann, möglich.
Die Teilnehmerlisten können vor Beginn der Veranstaltung für den Ordnungsdienst vor Ort ausgedruckt werden oder es können, wenn gewünscht, auch Tickets generiert bzw. bei Anmeldung über die Homepage direkt ausgedruckt werden.
Der Datenschutz wird bei Nutzung des Veranstaltungsmanagement-Moduls eingehalten. Das Recht zur Nutzung des Moduls kann unter Stammdaten → Programmnutzer individuell pro Nutzer gegeben oder entzogen werden.
Schulungen
Bei Fragen, die Schulungen betreffen, wenden Sie sich bitte direkt an die Telefonnummer: 0228 2997 8303 (KaPlan Software)
In der Kirchenzeitung vom 13. März 2020 (Ausgabe 11) wurde Ute Brandenburg zur Gründung des Berufsverbandes der Pfarramtssekretärinnen und -sekretäre im Erzbistum Köln befragt. Lesen Sie hier das Interview (PDF) und besuchen Sie die Website des Berufsverbands unter www.bvps-koeln.de
Seit 2010 gibt es das Handbuch Pastoralbüro. In einer Online-Umfrage wurden Pfarramtssekretärinnen und -sekretäre, Verwaltungsleitungen und -assistenten zur Nutzung des Handbuchs befragt.
Erzbistum Köln | Generalvikariat
Bereich Personal & Kultur
Fachbereich Personalgewinnung & Personalentwicklung
Marzellenstr. 32 | 50668 Köln
weiterbildung@erzbistum-koeln.de
