Inhalte teilen via ownCloud / Nextcloud

Inhalte (Dateien und Ordner) teilen

Jede(r) eingerichtete ownCloud-Nutzer(in) verfügt standardmäßig über ein eigenes Konto und kann dort seine Ordner und Dateien individuell erstellen, hochladen und löschen. Alle weiteren Nutzer der gleichen ownCloud haben keinen Zugriff auf diese Inhalte.

Im Inhaltsmenü eines jeden Ordners / einer jeden Datei steht der Dialog “Teilen” zur Verfügung. Über diesen kann man die gewünschten Inhalte für andere Benutzer freigeben, wahlweise mit Lese-, Schreib- und Löschrechten.

Um den administrativen Aufwand gering zu halten, werden Inhalte nicht personenbezogen freigegeben, sondern immer Gruppenweise. Dies erleichtert später das verwalten der Zugriffsrechte, beispielsweise dann, wenn ein Ehrenamtler sein Engagement beendet und keinen Zugriff mehr auf die Inhalte haben darf, oder einen anderen Aufgabenbereich wahrnimmt.

Nachdem Sie nun die Ordnerstruktur und die benötigten Benutzergruppen erstellt haben, können Sie im folgenden Schritt die Ordner mit den Benutzergruppen teilen.

Klicken Sie hierzu im Inhaltsmenü auf die dort vorhandene Schaltfläche “Teilen”. Im daraufhin erscheinenden Dialog können Sie nun die jeweilige Benutzergruppe auswählen. Die Auswahl der richtigen Gruppe ist denkbar einfach gestaltet.

❶ Benutzergruppe suchen
Schreiben Sie hierzu einfach den Namen der Benutzergruppe in das dafür vorgesehene Eingabefeld. Ab dem dritten Buchstaben startet eine Autovervollständigung und schlägt Ihnen eine Auswahl der vorhandenen Benutzergruppen vor.

❷ Benutzergruppe auswählen
Klicken Sie die gewünschte Benutzergruppe an, um diese auszuwählen.

Im weiteren Dialog können Sie nun noch die Rechte durch entsprechende Häkchen anpassen, so dass die Mitglieder der jeweiligen Benutzergruppe über sehr weitreichende Benutzerechte verfügen können.

Kann teilen
Die bereitgestellten Inhalte können geteilt werden

Kann bearbeiten
Die bereitgestellten Inhalte können bearbeitet werden

Erstellen
Neue Inhalte dürfen in dem geteilten Ordner erstellt werden.

Ändern
Inhalte dürfen geändert werden, wie zum Beispielt Änderung des Ordner- oder Dateinamens.

Löschen
Ordner und Verzeicnhisse dürfen gelöscht werden

Wichtig: Die an einem Ordner vergebenen Gruppenrechte vererben sich auf sämtliche Unterordner. Bitte beachten Sie dies beim Aufbau der Strukturen in Ihrer owncloud!

Besonderheiten beim "Teilen":

Beim "Teilen" ist es wichtig sich stringent an eine Systematik, bei der Benutzernamenvergabe zu halten (Vorname.Nachname oder Nachname.Vorname). So können Sie entweder den Vor- oder Nachnamen eingeben und bekommen die möglichen Benutzer angezeigt.

So ist es für Sie leichter Benutzer und Gruppen schnell zu finden. Auch beim teilen von Dateien und Ordenrn ist das von Bedeutung.

Wenn der Benutzer Mitglied einer anderen Cloud ist, muss die Adressierung wie folgt in dieses "Suchfeld" eingegeben werden: max.muster@cloud.erzbistum-koeln.de/xyz . Diese Adressierung erfolgt nach einem festen Muster: benutzername@domain.de/Pfad